Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica è necessario non solo emettere la fattura ma anche effettuare una corretta gestione di tutte le attività ad essa connesse. Per legge infatti è necessaria anche la conservazione fatture elettroniche per le aziende e i professionisti e dal 1 Luglio 2022 l’obbligo è scattato anche per chi opera con partita IVA a regime forfettario.
Come effettuare una corretta conservazione fatture elettroniche?
In base alle normative vi è l’obbligo di conservazione elettronica sia per chi emette che per chi riceve una fattura elettronica. Contrariamente a ciò che molti pensano per effettuare correttamente questa operazione non è sufficiente conservare i file in una cartella del PC ma è indispensabile seguire un processo legato al CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese).
Seguire correttamente la procedura richiesta garantisce che negli anni la documentazione non venga persa.
Come per l’emissione di fattura elettronica potrai scegliere tra differenti modalità:
- Delega al commercialista
- Utilizzo dei servizi gratuiti messi a disposizione sul sito della Agenzia delle Entrate
- Utilizzo di un software fatturazione elettronica dedicato con cui gestire tutto ciò che riguarda la gestione della fatturazione elettronica, gli archivi, le scadenze e molto altro ( Se decidi di utilizzare questo strumento in rete potrai trovare molte soluzioni interessanti, uno dei più apprezzati e con un periodo di prova gratuita è facilefatturare.it)
Conservazione fatture elettroniche: per quanti anni?
La normativa italiana stabilisce il periodo obbligatorio di conservazione di tutti i documenti aziendali (non solo fatture ma anche posta certificata, scritture contabili e altro) sia in entrata che in uscita per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione. Questo termine vale anche per le fatture elettroniche ed è applicato a tutte le realtà, anche ai forfettari per cui è stato introdotto l’obbligo di gestione delle fatture elettroniche dal 1 luglio 2022.
Ogni qual volta che di trasmette o si riceve una fattura elettronica al SDI ( Sistema di interscambio) si ricever una notifica elettronica che è necessario conservare (in associazione al documento a cui si riferisce).
In base al tipo di gestione che hai scelto dovrai quindi concordare con il tuo commercialista i tempi e i metodi da utilizzare per l’archiviazione, provvedere all’archiviazione tramite il sito dell’ Agenzia delle entrate o verificare la procedura prevista dal programma per fatturazione elettronica da te prescelto (in molti casi, essendo un obbligo di legge, è previsto un processo automatico)
Quanto scade la conservazione fatture 2022
La corretta archiviazione per la conservazione fattura elettronica forfettari e non è prevista entro i tre mesi successivi alla data di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno d’imposta di riferimento.
Per esempio entro il 28 Febbraio 2022 era necessario ( per chi già aveva l’obbligo della gestione delle fatture elettroniche), provvedere all’archiviazione delle fatture relative all’anno 2020. Questo perché la a dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta 2020 doveva essere presentata entro il 30 novembre 2021.
Per quanto riguarda la tardiva conservazione dei documenti al momento non vi è una chiara visione di quali possano essere le sanzioni. É comunque vivamente consigliata una certa soglia di attenzione affinché tutte le operazioni vengano effettuate nei tempi previsti.
Cosa succede se non si fa la conservazione delle fatture elettroniche
Nel caso in cui l’archiviazione invece non venga effettuata la normativa prevede, a seconda della gravità della situazione ammende, conseguenza dal punto di vista fiscale e nei casi più gravi anche conseguenze penali.
In linea di massima la sanzione amministrativa è compresa tra 1.000 e 8.000 euro mentre dal punto di vista penale è difficile definire un range perché molto variabile e strettamente legato alla situazione.
5 Consigli per la conservazione fatture elettroniche
Sintetizzando potremmo quindi dire che le fatture elettroniche, come tutti gli altri documenti rilevanti in azienda, devono essere conservate per 10 anni e non è sufficiente archiviarle su un PC ma è indispensabile seguire un processo ben definito.
Ti consigliamo quindi di seguire questi piccoli suggerimenti:
- Quando emetti una fattura provvedi ad archiviarla nel modo corretto fin da subito;
- Quando ricevi una fattura elettronica salvala e conservala secondo le disposizioni della normativa in tempi brevi;
- Se ritieni di dover gestire un numero limitato di fatture collegati al sito dell’Agenzia delle Entrate, analizza i vari strumenti gratuiti messi a disposizione e provvedi all’emissione e alla registrazione tramite questo tipo di funzionalità;
- Se devi gestire una mole significativa di documentazione e non sei sicuro di poterlo fare in autonomia o se hai la necessità di affidarti ad un professionista fai la delega al tuo commercialista di fiducia. Questa operazione ha un costo ma ti fornisce un certo grado di tutela e sicurezza;
- Se vuoi avere il controllo della situazione e vuoi gestire in modo semplice, intuitivo, rapido e affidabile l’emissione e la conservazione delle fatture elettroniche utilizza un software fatture elettroniche come facilefatturare.it. Questo tipo di programmi offre funzionalità semiautomatiche, cruscotti di consultazione e sistemi di allert, promemoria e calendarizzazione semplici da utilizzare ma affidabili.
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