La conservazione delle fatture elettroniche è un aspetto cruciale per le imprese e i professionisti italiani, in quanto garantisce la validità legale e fiscale dei documenti nel tempo. Secondo l’articolo 39 del DPR n. 633/1972, sia l’emittente che il destinatario di una fattura elettronica sono obbligati a conservarla in formato digitale per un periodo di 10 anni.
Cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?
La conservazione sostitutiva è il processo che permette di archiviare documenti in formato elettronico, assicurandone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Questo processo è fondamentale per garantire che le fatture elettroniche mantengano il loro valore probatorio e siano facilmente accessibili in caso di controlli o necessità operative.
Scadenze per la conservazione delle fatture elettroniche
È essenziale rispettare le scadenze previste per la conservazione delle fatture elettroniche. Ad esempio, per le fatture emesse e ricevute nel 2023, la conservazione sostitutiva deve essere completata entro il 31 gennaio 2025.
Il mancato rispetto di queste tempistiche può comportare sanzioni e problemi in caso di verifiche fiscali.
Come conservare correttamente le fatture elettroniche
Per una corretta conservazione delle fatture elettroniche, è possibile seguire questi passaggi:
- Servizi di conservazione dell’Agenzia delle Entrate: L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione elettronica. Accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” e selezionando l’opzione “Fatturazione elettronica”, è possibile attivare il servizio e conservare le fatture in conformità con la normativa vigente.
- Affidarsi a provider certificati: Esistono numerosi fornitori di servizi di conservazione digitale che offrono soluzioni conformi alle normative italiane. È importante scegliere un provider che garantisca sicurezza, affidabilità e facilità di accesso ai documenti conservati.
- Affidarsi al software per gestione delle fatture come facilefatturare.it: Utilizzare un software dedicato può semplificare la gestione e la conservazione delle fatture elettroniche, assicurando conformità normativa, accesso rapido ai documenti e sicurezza nella loro archiviazione.
Verificare le caratteristiche del sistema di conservazione e assicurarsi che il sistema utilizzato garantisca:
- Integrità: il documento non deve subire alterazioni nel tempo;
- Autenticità: certezza sull’identità del soggetto che ha emesso la fattura;
- Leggibilità: il documento deve essere consultabile in modo chiaro;
- Reperibilità: possibilità di accedere rapidamente al documento quando necessario.
Normative sulla conservazione delle fatture elettroniche
La normativa italiana prevede che la conservazione delle fatture elettroniche avvenga in modalità elettronica, garantendo le caratteristiche sopra menzionate. L’Agenzia delle Entrate, nel suo “Manuale di conservazione“, fornisce linee guida dettagliate su come procedere, indicando le responsabilità dei soggetti coinvolti e le modalità operative per una corretta conservazione.
Vantaggi della conservazione digitale delle fatture
Optare per la conservazione digitale delle fatture elettroniche offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Riduzione dei costi: eliminazione delle spese legate all’archiviazione fisica dei documenti.
- Efficienza operativa: accesso rapido e semplice ai documenti archiviati.
- Sicurezza: protezione dei dati da deterioramento, smarrimento o accessi non autorizzati.
- Conformità normativa: garanzia di rispettare le disposizioni legislative in materia fiscale e tributaria.
Conclusione
La corretta conservazione delle fatture elettroniche è un obbligo legale e una pratica vantaggiosa per le aziende e i professionisti. Utilizzando servizi adeguati e rispettando le normative vigenti, è possibile assicurare la validità e l’accessibilità dei propri documenti fiscali nel tempo, evitando sanzioni e ottimizzando la gestione amministrativa.
