L’invio di una fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate deve essere effettuato seguendo un insieme di regole ben precise. È sufficiente un piccolo errore per mettere a serio repentaglio un lavoro portato avanti con la massima cura. Se la fattura viene scartata, può darsi che non sia stata regolarmente ricevuta dal destinatario, o che sia stata bloccata a causa di un qualsiasi problema.
A tenere la situazione sotto controllo in merito all’obbligo fattura elettronica è il Sistema di Interscambio, meglio noto con la sigla di SdI. Si tratta di un sistema informatico gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate e in grado di accertare la correttezza di una fattura elettronica. Ecco quali sono gli errori più comuni e cosa dovresti fare per scongiurarli, tramite alcune dritte molto semplici.
Errori su nome e dimensioni del file XML
Seguendo l’ordine numerico, i primi errori ai quali dovresti fare attenzione riguardano il file XML del programma fattura elettronica. Il SdI inizia generalmente i suoi controlli proprio con la denominazione e la dimensione del file, al fine di evitare duplicati. Per esempio, il codice errore 00001 sintetizza un nome del file non valido, mentre lo 00002 viene associato ai file duplicati. Allo stesso tempo, devi rispettare il limite dei 30 MB ed evitare di andare incontro al codice 00003.
Errori sulla firma digitale
Nel caso in cui tu abbia commesso qualche errore sulla firma digitale, presta ancora una volta attenzione ai relativi codici. Se il certificato inerente alla firma è scaduto, sei alle prese con un errore dal codice 00100, mentre se è revocato corrisponde a 00101. Il codice di scarto 00102 viene associato a un file non integro, lo 00104 riguarda un certificato di autorità non affidabile e lo 00107 uno non valido.
Errori sul formato XML
L’Agenzia Entrate fattura elettronica tiene sotto controllo altri elementi ai quali dovresti stare molto attento. Per esempio, il codice di errore 00103 riguarda la mancanza dei riferimenti temporali sulla firma digitale. Lo 00105 scatta in caso di mancata coerenza del riferimento temporale, mentre lo 00106 sopraggiunge nel caso in cui il file sia corrotto o totalmente vuoto. Anche il formato va tenuto d’occhio senza lasciare nulla al caso. Se non sussiste alcuna conformità tra file e formato, ecco il codice errore 00200. Se gli errori di formato sono ben più di 50, ti appare il codice 00201.
Mancata coerenza tra partita Iva e codice fiscale
Un altro errore molto frequente riguarda una mancata corrispondenza tra due dati essenziali, ossia partita Iva e codice fiscale. Nel caso specifico, subentra il codice relativo all’errore 00324, che scaturisce da diverse motivazioni possibili. In primo luogo, se inserisci la sigla IT prima del codice fiscale confondendolo con l’IBAN è un errore, così come se ti confondi tra una società e una persona fisica. Allo stesso tempo, accertati dell’eventuale differenza tra codice fiscale e partita IVA e presta attenzione a qualche piccola disattenzione nei relativi campi.
Validità dei contenuti
Il software Facile Fatturare ti permette anche di prevenire eventuali errori sulla validità dei contenuti. Se il codice fiscale non esiste sei alle prese con un errore 00304, mentre se hai sbagliato a inserire il codice destinatario, le sequenze associate sono 00311 se non è valido e 00313 se non è attivo.
Unicità della fattura elettronica
Allo stesso tempo, il sistema SdI si accerta anche sull’unicità della fattura elettronica che stai per emettere, basandosi su identificativo dell’emittente, data e numero di fatturazione. Se hai inviato una fattura duplicata, il codice errore è 00404, che diventa 00409 se inserita in un lotto.
Contenuti del file XML
Infine, non puoi lasciare in secondo piano gli errori collegati ai contenuti del file XML. Ciascun documento viene letteralmente passato ai raggi X anche sotto questo aspetto. Per esempio, se non riesci a impostare l’Iva nel modo corretto, il codice errore 00400 subentra con aliquota zero e quello 00401 se è diversa da zero. Se un campo tra quelli del codice fiscale e della partita Iva non è valorizzato, ecco l’errore 00417. Se non aggiungi il segno della percentuale, l’errore è 00424. Infine, se non definisci l’indirizzo PEC e il destinatario ha un codice 0000000, l’errore ha la sequenza di cifre 00426.
Cosa devi fare per rispettare l’Agenzia Entrate fattura elettronica
Cosa è necessario che tu faccia per evitare di andare incontro a qualsiasi errore riguardante la fattura elettronica? Dopo aver visto nella tua mail la ricevuta di scarto, è essenziale che tu ti muova in maniera tempestiva al fine di ovviare ogni difformità in merito alla fatturazione. Devi agire nel corso dei cinque giorni successivi rispetto all’errore segnalato e inviare la fattura nella versione corretta.
Il SdI ti segnala con la massima precisione cosa non va nella fattura elettronica da te emessa, affinché tu possa muoverti con la massima tranquillità e rimettere a posto le cose. A tal proposito, un buon programma fatturazione elettronica contribuisce a rendere ogni tuo passaggio molto più semplice di quanto pensi.
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