DATI ANAGRAFICI DATI DELL’IMPRESA Per completare la configurazione ti suggerisco di inserire i tipi di pagamento nella sezione “Azienda” > “Tipo di pagamento” Infine puoi registrare i dati dei tuoi clienti, dei tuoi fornitori e del tuo conto corrente nella sezione “Anagrafiche” RICORDA: potrai sempre modificare i tuoi dati accedendo alla sezione “La mia Azienda” > Visualizza > “Edit”Per l’emissione di una nuova fattura ordinaria è necessario scegliere dal menu laterale la voce Contabilità -> Nuova Fattura
La schermata che comparirà permetterà di compilare il documento contabile in ogni sua parte:
- Tipo e numero documento dove è possibile inserire la data della fattura ed il periodo di riferimento. N.B. Il numero del documento ed il sezionale saranno impostati automaticamente dal sistema.
- Intestazione dove è possibile inserire i dati del destinatario della fattura. Se il destinatario è già inserito nell’anagrafica, il sistema proporrà un menu a tendina da cui sarà possibile selezionare il nominativo. In automatico verranno compilati i restanti campi. N.B. È necessario attendere qualche secondo per permettere al sistema di mostrare i clienti già presenti nelle anagrafiche. Se il destinatario non è presente, compilando tutti i campi il sistema memorizzerà una nuova anagrafica rendendola disponibile per le future fatture.
- Altri dati del documento in cui è possibile aggiungere la descrizione del documento
- Dati della ritenuta qualora applicabile
- Corpo della fattura in cui è necessario inserire le righe del documento. Tutte le righe con quantità 0 saranno automaticamente eliminate. Se si inserisce un importo diverso da 0 in una riga, il sistema automaticamente imposterà la quantità della riga a 1 qualora questa risulti essere 0. Le unità di misura e le tipologie di aliquota iva verranno proposte dal sistema e sarà necessario quindi selezionarle dal menu a tendina che comparirà in automatico.
N.B. È necessario attendere qualche secondo per permettere al sistema di mostrare le unità di misura e le aliquote iva.
N.B. Per le fatture esenti iva di importo superiore a € 77,47, il sistema in automatico addebiterà il bollo che quindi non dovrà essere indicato manualmente in una riga. - Scadenze e pagamenti in cui è possibile inserire il tipo di pagamento, la data di scadenza, la modalità
di pagamento ed il conto corrente. - Compilati tutti i campi, e cliccando sul tasto salva documento, il sistema memorizzerà tutti i dati e proporrà
la visualizzazione della fattura.
Dalla schermata di visualizzazione della fattura, è possibile stampare una copia di cortesia della fattura per il destinatario cliccando sul tasto Stampa pdf fattura.
Il sistema genererà il pdf del documento che potrà quindi essere salvato, aperto e dunque stampato per poter essere consegnato al destinatario.
Qualora la fattura venga saldata dal destinatario alla consegna della copia, è possibile memorizzare automaticamente l’incasso cliccando sul tasto dedicato presente nella schermata di visualizzazione del documento.
Il sistema genererà il pdf del documento che potrà quindi essere salvato, aperto e dunque stampato per poter essere consegnato al destinatario.
Registrando l’incasso, il sistema automaticamente mostrerà tale fattura come pagata nella lista dei documenti.
Qualora si avesse necessità di modificare il documento in qualche sua parte, è possibile cliccare sul tasto > Modifica nella schermata di visualizzazione del documento.
Il sistema in questo caso riproporrà la vista del documento editabile in ogni sua parte.
Per l’emissione di una nuova fattura elettronica è necessario scegliere dal menu laterale la voce Contabilità -> Nuova Fattura Elettronica
La schermata che comparirà permetterà di compilare il documento contabile in ogni sua parte:
- Tipo e numero documento dove è possibile inserire la data della fattura ed il periodo di riferimento. N.B. Il numero del documento ed il sezionale saranno impostati automaticamente dal sistema.
- Intestazione dove è possibile inserire i dati del destinatario della fattura. Se il destinatario è già inserito nell’anagrafica, il sistema proporrà un menu a tendina da cui sarà possibile selezionare il nominativo. In automatico verranno compilati i restanti campi. N.B. È necessario attendere qualche secondo per permettere al sistema di mostrare i clienti già presenti nelle anagrafiche.
Se il destinatario non è presente, compilando tutti i dati richiesti il sistema memorizzerà una nuova anagrafica rendendola disponibile per le future fatture - Altri dati del documento in cui è possibile aggiungere la descrizione del documento (campo Causale della fattura elettronica)
- Dati della ritenuta qualora applicabile
- Dati relativi alla fatturazione elettronica dove è necessario indicare il codice destinatario dell’ente pubblico o privato (in caso di persona fisica è necessario inserire il codice 0000000 o la PEC)
- Corpo della fattura in cui è necessario inserire le righe del documento. Tutte le righe con quantità 0 saranno automaticamente eliminate. Se si inserisce un importo diverso da 0 in una riga, il sistema automaticamente imposterà la quantità della riga a 1 qualora questa risulti essere 0. Le unità di misura e le tipologie di aliquota iva verranno proposte dal sistema e sarà necessario quindi selezionarle dal menu a tendina che comparirà in automatico. N.B. È necessario attendere qualche secondo per permettere al sistema di mostrare le unità di misura e le aliquote iva. N.B. Per le fatture esenti iva di importo superiore a € 77,47, il sistema in automatico addebiterà il bollo che quindi non dovrà essere indicato manualmente in una riga.
- Scadenze e pagamenti in cui è possibile inserire il tipo di pagamento, la data di scadenza, la modalità di pagamento ed il conto corrente.
Compilati tutti i campi, e cliccando sul tasto salva documento, il sistema memorizzerà tutti i dati e procederà alla creazione e predisposizione della fattura elettronica. Nella schermata proposta sarà poi possibile aggiungere dati utili all’emissione di una e-fattura completa ed esaustiva aggiungendo anche degli eventuali allegati.
Procedendo con il salvataggio della fattura elettronica, il sistema propone la visualizzazione del documento. Da questa schermata è possibile:
- Modificare i dati di fatturazione elettronica
- Aggiornare i dati del documento contabile
- Rigenerare la fattura elettronica
- Scaricare la fattura elettronica in formato xml
- Stampare il pdf della fattura elettronica
- Procedere all’invio automatico della fattura elettronica previa firma da parte dell’intermediario
- Stampare il pdf della copia cortesia della fattura da consegnare al destinatario
- Registrare l’incasso qualora il documento venga saldato in contanti o tramite carta
Cliccando su Modifica, comparirà schermata in cui è possibile inserire tutti i dati necessari all’emanazione della fattura elettronica.
N.B. Non è possibile effettuare modifiche quando la fattura elettronica è stata accetta dal Sistema di Interscambio. È possibile apportare modifiche solo nel caso di fatture emesse e non ancora inviate o di fatture per le quali è stata pervenuta una notifica di scarto dal SdI.
Il tasto Aggiorna può essere utilizzato in caso di modifiche della fattura elettronica quando questa non sia ancora stata inviata al destinatario e quindi non sia stata trasmessa sul Sistema di Interscambio.
Il tasto Rigenera può essere utilizzato in caso di modifiche della fattura elettronica quando questa sia già transitata sul Sistema di Interscambio, ma si è ricevuta una notifica di scarto.
Il tasto Firma e invia autorizzerà la piattaforma ad inviare il documento elettronico sul Sistema di Interscambio per indirizzarlo al destinatario.
È possibile effettuare l’invio appena si emette la fattura, oppure in un secondo momento tornando nella schermata di visualizzazione della fattura elettronica (vedi paragrafo 3.5.). Il sistema terrà traccia dei documenti inviati e non permetterà il doppio invio.
Cliccando su:
- Scarica, il sistema scaricherà il file xml del documento;
- Stampa PDF il sistema scaricherà il pdf del documento nel formato xml;
- Stampa PDF Cortesia il sistema scaricherà il pdf della fattura classica, da consegnare al destinatario della fattura.
I tasti Pagato con carta e Pagato in contanti permettono di registrare l’incasso della fattura.
- Cliccare su Pagato con carta se il pagamento è avvenuto con carta;
- Cliccare su Pagato in contanti se il pagamento è avvenuto in contanti.
N.B. Non è possibile effettuare modifiche quando la fattura elettronica è stata accetta dal Sistema di Interscambio.
È possibile apportare modifiche solo nel caso di fatture emesse e non ancora inviate o di
fatture per le quali è stata pervenuta una notifica di scarto dal SdI.
Per modificare i dati generali del documento o le righe della fattura è necessario accedere in modifica nella visualizzazione della fattura. Il procedimento è il seguente:
- Dal menu laterale scegliere Contabilità -> Lista Documenti
- Dal tasto azioni del documento da modificare cliccare su Visualizza documento
- Dalla visualizzazione del documento scegliere il tasto Modifica
- Il sistema proporrà la fattura elettronica editabile in ogni sua parte.
N.B. Una volta che si è proceduto alla modifica del documento è necessario Aggiornare/Rigenerare il documento elettronico. Dalla schermata di visualizzazione della fattura elettronica, sarà dunque necessario cliccare su Aggiorna qualora il documento non sia ancora transitato sul Sdi, Rigenera quando è stata pervenuta una ricevuta di scarto.
Per accedere alla visualizzazione della fattura elettronica, è necessario accedere alla lista dei documenti e cliccare dal tasto Azioni del documento su Apri file FEPA oppure su Visualizza documento e, dalla schermata di visualizzazione del documento, cliccare sul tasto Apri FE.
Al fine di facilitare la fatturazione di prestazioni ricorrenti e simili per più clienti, è possibile usufruire dello
strumento di fatturazione multipla che con pochi e semplici passaggi permette di emettere diverse fatture in
contemporanea.
Dal menu laterale è possibile scegliere la voce
Contabilità -> Fatturazione multipla.
Il sistema propone l’inserimento del periodo di fatturazione e del progetto per il quale si rende necessario
l’utilizzo di tale procedimento.
Cliccando su Cerca, il sistema propone una tabella in cui sono riportati in ogni riga, il corpo delle fatture che saranno emesse, una per ogni singolo cliente secondo quanto previsto in precedenza negli schemi di fatturazione.
Per ogni progetto potranno infatti essere inseriti diversi schemi di fatturazione, uno per ogni utente che usufruisce delle prestazioni erogate dall’azienda.
Aggiornando eventualmente le quantità erogate all’interno della tabella mostrata dalla piattaforma e quindi
cliccando sul tasto salva, il sistema predisporrà tante fatture quanti sono i clienti del progetto, per il periodo
indicato in precedenza.
Al termine dell’elaborazione da parte del sistema, automaticamente verrà proposta la stampa dei pdf delle fatture generate.
Qualsiasi modifica alle singole fatture potrà poi essere effettuata accedendo al singolo documento dall’area
Contabilità -> Lista documenti (vedi paragrafo 2.3.).