Software fattura elettronica

Per Fatturazione Elettronica si intende un processo digitale atto a trasmettere, ricevere e conservare delle fatture in maniera tale che l’intero supporto cartaceo previsto dalle tradizionali fatture venga abbandonato definitivamente con tutto ciò che ne consegue in termini di risparmio, celerità, funzionalità e rispetto dell’ambiente.

Interessante appurare come le fatture elettroniche, quindi digitali, sono state previste e introdotte per la prima volta nel 2008 grazie alla legge finanziaria di allora. Poco dopo è stata la stessa Unione Europea a esortare i suoi stati membri affinché si attivassero per creare un sistema e un supporto tecnologico con cui poter gestire il nuovo sistema di fatturazione e il relativo controllo fiscale.

Ciascuna fattura elettronica richiede la sua elaborazione in uno specifico formato standard digitale denominato XML, acronimo per Extensible Markup Language. Trattasi di un linguaggio informatico che oltre a essere necessario per la compilazione stessa della fattura, si occupa del controllo dei contenuti in essa riportati.

Ovviamente una fattura elettronica ha il medesimo valore legale di una cartacea, l’unica differenza che intercorre tra le due soluzioni consiste per l’appunto nel formato, cartaceo in una e digitale nell’altra. Affinché, però, la fattura elettronica possa essere accettata dal sistema di riferimento, è necessario che segua un percorso operativo ben preciso ed è proprio quello che andremo a illustrare nel prossimo paragrafo.

In termini pratici, come si fa a fare la fattura elettronica? A dispetto di quanto si possa pensare il suo funzionamento è decisamente semplice. Ciascuna fattura viene appositamente compilata da uno specifico software di fatturazione elettronica. Questa è la fase di produzione vera e propria e affinché la fattura digitale risulti valida sotto tutti gli aspetti verrà generata in XML. Una volta creata, la fattura verrà firmata digitalmente, mediante firma elettronica qualificata, da parte del soggetto che materialmente emette il documento o da chi ne fa le veci. A questo punto la fattura verrà spedita al destinatario, ma prima di giungergli dovrà obbligatoriamente passare per il Sistema di Interscambio che si occuperà del controllo automatico di tutti i requisiti per poi autorizzare l’invio a destinazione. L’ultimo step sarà quello dell’importazione e registrazione della fattura elettronica, operazione che può essere effettuata mediante uno dei tanti software disponibili studiati appositamente per operare con la Fatturazione Elettronica. Laddove, invece, si opti per una registrazione manuale, basterà aprire il file XMl grazie all’impiego di software specifici o in alternativa a tool online, e visualizzare tutte le informazioni di cui si ha bisogno.

Il vantaggio primario è certamente quello di favorire la digitalizzazione delle imprese e di abbandonare senza alcun contraccolpo o conseguenza nefasta l’intero sistema cartaceo divenuto ormai inadatto ai tempi moderni. Oltre a ciò, non è affatto da sottovalutare il risparmio notevole in termini di costi di acquisto di carta, la velocità operativa di gestione di tutti dati, la possibilità di ridurre al minimo ogni possibile fattore di errore umano e infine il grande risparmio di tempo.

Per l’emissione di una nuova fattura elettronica è necessario compilare il documento contabile in ogni sua parte:

• Tipo e numero documento: inserire la data della fattura ed il periodo di riferimento.
• Intestazione: inserire i dati del destinatario della fattura.
• Altri dati del documento in cui è possibile aggiungere la descrizione del documento (campo Causale della fattura elettronica)
• Dati della ritenuta qualora applicabile
• Dati relativi alla fatturazione elettronica: indicare il codice destinatario dell’ente pubblico o privato (in caso di persona fisica è necessario inserire il codice 0000000 o la PEC)
• Corpo della fattura: inserire l'importo e le tipologie di aliquota iva. Per le fatture esenti iva di importo superiore a € 77,47 inserire il valore della marca da bollo, se non è automatico.
• Scadenze e pagamenti: inserire il tipo di pagamento, la data di scadenza, la modalità di pagamento ed il conto corrente.

Non è possibile effettuare modifiche quando la fattura elettronica è stata accetta dal Sistema di Interscambio. È possibile apportare modifiche solo nel caso di fatture emesse e non ancora inviate o di fatture per le quali è stata pervenuta una notifica di scarto dal SdI.

• CODICE ERRORE 00305 la partita Iva o il codice fiscale del cliente che hai inserito in fattura non sono corretti;
• CODICE ERRORE 00311 il codice destinatario del cliente che hai inserito in fattura non è corretto;
• CODICE ERRORE 00400 non hai applicato l’Iva a un determinato imponibile;
• CODICE ERRORE 00404 la fattura risulta duplicata.